Protokoll fra ekstraordinært årsmøte i Hof Historielag, 17.10.2024.
Det ekstraordinære årsmøtet, 17.10. 2024, var lagt til Hof menighetshus.
Per Kristian Gurrik fra det sittende styret ønsket velkommen til en forsamling på vel 60 personer.
Det ekstraordinære årsmøtet ble satt, og det framkom ingen bemerkninger til styrets innkalling og denne ble godkjent.
Per Kristian Gurrik ble foreslått og valgt til å lede møtet. Til referent ble Anne K Høstmælingen foreslått og valgt.
Heidi Kjøren og Aud Jorun Foshaug ble valgt til å underskrive referatet / protokollen fra møtet.
Gert Olav Green fra det sittende styret fikk ordet til en grundig og avklarende redegjørelse for bakgrunnen til styrets initiativ og arbeid med en gjennomgang og oppdatering av dagens vedtekter, vedtatt i 1979. De fremmøtte til det ekstraordinære årsmøtet hadde fått til utdeling og gjennomlesning saksdokumentene vedr. de 2 sakene som skulle behandles.
Det er §§3, 5 og 6 i gjeldende vedtekter som berøres. Det forelå forslag på 2 paragrafer til behandling . Paragrafene benevnes med bokstaver foreløpig , og de vil få paragrafbenevnelser når resten av vedtektene fremlegges til behandling.
Sak 1. Vedtektsendringer.
§ A. Styrets sammensetning og mandat.
§ B. Valgordning.
Styrets innstilling:
§ A) Styrets sammensetning og mandat.
Aa) Styrets sammensetning.
Laget ledes av et styre på sju medlemmer. Styrets faste verv er: leder, nestleder, sekretær og kasserer. I tillegg består styret av tre styremedlemmer.
Dessuten skal styret ha tre varamedlemmer.
Aaa) Styrets mandat.
Styret er beslutningsdyktig når minst 4 styremedlemmer og varamedlemmer er til stede.
Styret er lagets høyeste myndighet og ansvarlig organ i årsmøteperioden.
Styret leder laget etter gjeldende vedtekter og de vedtak som er gjort av årsmøtet.
Leder innkaller til møter i styret. Det skal avholdes minst 6 styremøter hvert år.
Ett varamedlem, fortrinnsvis 1. varamedlem, bør delta på styremøtene.
Hvis valgte styremedlemmer / varamedlemmer slutter å fungere i sitt verv i årsmøteperioden, bestemmer styret hvem som skal overta vervet innenfor rammen av valgte medlemmer og varamedlemmer.
Styret oppnevner de utvalg, komiteer og grupper som er hensiktsmessig mht. gjennomføring av tiltak og oppgaver.
Styret skal koordinere og stimulere komiteer og grupper slik at disse arbeider i pakt med formålsparagrafen og/eller årsmøtevedtak.
Styret forvalter lagets midler i den utstrekning ikke annet er bestemt.
Styret behandler saker fremlagt av styreleder eller de øvrige styremedlemmene.
Styret skal informere medlemmene om lagets drift.
Styret skal vedta aktiviteter og arbeidsoppgaver i inneværende årsmøteperiode.
Styret skal arrangere og legge til rette for fellesarrangementer, turer og møter.
Behandling.
Forslag fra Tom Arne Akerholt: Styrets mandat, i 1. setning strykes: «og varamedlemmer».
Setningens nye ordlyd: «Styret er beslutningsdyktig når minst 4 styremedlemmer er til stede.»
Votering ved håndsopprekning: Styrets innstilling sammen med Akerholts forslag ble enstemmig vedtatt.
Vedtak:
§ A) Styrets sammensetning og mandat.
Aa) Styrets sammensetning.
Laget ledes av et styre på sju medlemmer. Styrets faste verv er: leder, nestleder, sekretær og kasserer. I tillegg består styret av tre styremedlemmer.
Dessuten skal styret ha tre varamedlemmer.
Aaa) Styrets mandat.
Styret er beslutningsdyktig når minst 4 styremedlemmer er til stede.
Styret er lagets høyeste myndighet og ansvarlig organ i årsmøteperioden.
Styret leder laget etter gjeldende vedtekter og de vedtak som er gjort av årsmøtet.
Leder innkaller til møter i styret. Det skal avholdes minst 6 styremøter hvert år.
Ett varamedlem, fortrinnsvis 1. varamedlem, bør delta på styremøtene.
Hvis valgte styremedlemmer / varamedlemmer slutter å fungere i sitt verv i årsmøteperioden, bestemmer styret hvem som skal overta vervet innenfor rammen av valgte medlemmer og varamedlemmer.
Styret oppnevner de utvalg, komiteer og grupper som er hensiktsmessig mht. gjennomføring av tiltak og oppgaver.
Styret skal koordinere og stimulere komiteer og grupper slik at disse arbeider i pakt med formålsparagrafen og/eller årsmøtevedtak.
Styret forvalter lagets midler i den utstrekning ikke annet er bestemt.
Styret behandler saker fremlagt av styreleder eller de øvrige styremedlemmene.
Styret skal informere medlemmene om lagets drift.
Styret skal vedta aktiviteter og arbeidsoppgaver i inneværende årsmøteperiode.
Styret skal arrangere og legge til rette for fellesarrangementer, turer og møter.
Styrets innstilling:
§ B) Valgordning.
Bb) Styret.
Alle verv til styret velges av årsmøtet for 2 år, og på en slik måte at det hele tiden skjer overlapping:
1. Styrets leder og sekretær er på valg samme år, mens nestleder og kasserer er på valg det neste år.
2. To og ett styremedlem er på valg annet hvert år.
3. To og ett varamedlem er på valg annet hvert år.
Bbb) Revisorer.
Laget skal ha to revisorer.
En og en revisor er på valg annet hvert år.
Bbbb) Valgkomite.
Valgkomite på tre medlemmer.
To og ett medlem i valgkomiteen er på valg annet hvert år.
Det er styrets oppgave å foreslå kandidater til valgkomiteen, mens det er valgkomiteens oppgave å foreslå kandidater til de øvrige valgene.
Behandling.
Votering: Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt.
Vedtak:
§ B) Valgordning.
Bb) Styret.
Alle verv til styret velges av årsmøtet for 2 år, og på en slik måte at det hele tiden skjer overlapping:
1. Styrets leder og sekretær er på valg samme år, mens nestleder og kasserer er på valg det neste år.
2. To og ett styremedlem er på valg annet hvert år.
3. To og ett varamedlem er på valg annet hvert år.
Bbb) Revisorer.
Laget skal ha to revisorer.
En og en revisor er på valg annet hvert år.
Bbbb) Valgkomite.
Valgkomite på tre medlemmer.
To og ett medlem i valgkomiteen er på valg annet hvert år.
Det er styrets oppgave å foreslå kandidater til valgkomiteen, mens det er valgkomiteens
oppgave å foreslå kandidater til de øvrige valgene.
Etter årsmøtets behandling av styrets innstilling til endring av vedtektene og godkjenning av disse, ga møteleder Per Kristian Gurrik ordet til Eva Lian. På vegne av valgkomitéen, (bestående av Eva Lian, Åse Marie Green og Arild Bergli Olsen) la hun frem forslag til suppleringsvalg til styret under sak 2.
Følgende valg ble foretatt: Suppleringsvalg til følgende verv:
1. Leder, med funksjonstid frem til ordinært årsmøte i mars -25.
Per Kristian Gurrik var forespurt, og han hadde takket ja. Han ble valgt ved akklamasjon.
2. Styremedlem, med funksjonstid fra ekstraordinært årsmøte og for vanlig valgperiode på to år fra ordinært årsmøte til våren 2025 (årene 2025 – 26.)
John Olafsen var forespurt, og han hadde takket ja og ble valgt ved akklamasjon.
3. Varamedlem, med funksjonstid fra ekstraordinært årsmøte og for vanlig valgperiode på to år fra ordinært årsmøte til våren 2025 (årene 2025 – 26.)
Tore Hagen var forespurt, hadde takket ja, og han ble også valgt ved akklamasjon.
Valgkomitéen ble takket for sin innsats med å finne nye medlemmer til styret og ble overrakt velfortjente blomster.
Møteleder Per Kristian Gurrik hevet deretter det ekstraordinære årsmøtet .
Referent . Anne Kristine Høstmælingen
Hof 17.10.202
Heidi Kjøren Aud Jorun Foshaug
hofhistorielag.com 